Inventarislijst voor verhuurders en vastgoedbeheerders

Vastgoedbeheer draait in de kern om documentatie. Geschillen over de borg, onderhoudsgegevens, het bijhouden van apparaten en verzekeringsclaims hangen allemaal af van duidelijke, gedateerde gegevens over wat er in elke woning aanwezig is en in welke staat. Een grondige inventarislijst is het fundament van professioneel vastgoedbeheer.

Bescherming van de borg. Geschillen over de borg zijn een van de meest voorkomende conflicten tussen verhuurder en huurder. Een gedetailleerde inventarislijst bij de oplevering, met foto’s en notities over de staat, die de huurder heeft gecontroleerd en ondertekend, is uw beste bescherming tegen de claim dat schade er al was.

Onderhoud bijhouden. Weten hoe oud elk apparaat en elke installatie in een woning is, welk model het is en welk onderhoud het heeft gehad, helpt u te budgetteren voor vervanging en het onderhoud bij te houden.

Verzekeringsclaims. Veroorzaakt een huurder schade of doet zich een gedekte gebeurtenis voor, dan vormt uw vastgelegde inventaris de bewijsbasis voor de claim.

Beheer van meerdere panden. Beheert u meerdere woningen, dan voorkomt een geordend inventarissysteem verwarring en blijven de gegevens per unit duidelijk gescheiden.

Professionele verhoudingen. Huurders die een grondige vastlegging bij de oplevering meemaken, begrijpen dat ze met een professional te maken hebben. Het schept vanaf dag één duidelijke verwachtingen.

Een borgadministratie die standhoudt, vraagt om een vaste werkwijze:

1. Maak de inventarislijst voordat de huurder komt. Leg de woning vast in schone, verhuurklare staat.

2. Loop samen met de huurder door de woning. Doe een gezamenlijke inspectie bij de oplevering. Loop elke kamer samen door.

3. Laat de huurder controleren en tekenen. Geef de huurder een kopie van de inventarislijst en het opleverrapport. Laat hem of haar tekenen voor akkoord met de vastgelegde staat.

4. Beide partijen houden een kopie. Uw inventaris in Itemtopia staat in de cloud. Geef de huurder een export als pdf.

5. Noteer datum en tijd. Tijdstempels op foto’s zijn cruciaal.

Herhaal bij het vertrek van de huurder de vastlegging:

1. Doe een eindinspectie (bij voorkeur in aanwezigheid van de huurder) 2. Fotografeer alles, direct vergeleken met de foto’s van de ingang 3. Noteer schade die verder gaat dan normale slijtage 4. Leg vast hoe schoon de woning is

Met beide sets documentatie worden inhoudingen op de borg eenvoudig: u heeft duidelijk bewijs van vóór en na.

Met Itemtopia maakt u aparte ruimtes voor verschillende panden en locaties. U kunt:

• Een locatie aanmaken voor elke woning of unit
• Kamers binnen elke woning ordenen
• Alle apparaten per woning bijhouden, met hun onderhoudsgeschiedenis
• Voor elke woning afzonderlijk rapporten maken
• Toegang tot specifieke woningen delen met vastgoedbeheerders of onderhoudspersoneel

Voor verhuurders met meerdere units ontstaat zo een professioneel, geordend systeem voor hun hele portefeuille.

Voor elk apparaat en elke installatie in elke woning:

• Noteer het model en serienummer
• Noteer de installatie- of aankoopdatum
• Leg elk servicebezoek vast: datum, monteur, wat er is gedaan, kosten
• Stel herinneringen in voor gepland onderhoud (onderhoud van verwarming en airco enz.)

Na verloop van tijd heeft u zo een complete onderhoudsgeschiedenis van elke woning. Dat ondersteunt verzekeringsclaims, helpt bij het budgetteren en laat mogelijke kopers zien dat u uw vastgoed professioneel beheert als u verkoopt.

Professioneel vastgoedbeheer is gebouwd op duidelijke documentatie. Een grondige inventaris in Itemtopia voor elke woning beschermt de borg, vereenvoudigt het onderhoud en levert de gegevens die u nodig heeft voor verzekeringen en juridische zaken. Begin met uw waardevolste woning of de woning die het laatst van huurder is gewisseld, en bouw van daaruit verder.

Engelse versie beschikbaar: Home Inventory for Landlords and Property Managers